梅河口康美職業(yè)技術學院學生檔案管理辦法（試行）

梅河口康美職業(yè)技術學院學生檔案管理辦法（試行）

第一章 總則

第一條 為進一步加強學生檔案收集和管理工作，提高檔案管理水平，有效保護和利用檔案，促使我院學生檔案管理工作規(guī)范化、制度化。根據《中華人民共和國檔案法》、教育部《高等學校檔案管理辦法》的相關規(guī)定，結合我院實際，制定本辦法。

第二條 學生檔案是學生在校期間形成的，反映學生德、智、體、美、勞及家庭政治、經濟狀況的個人檔案材料。學生檔案是學院培養(yǎng)、教育學生過程中形成的第一手資料，是黨和國家選拔錄用人才的重要參考依據。

學生檔案管理是指對反映學生個人經歷和德、智、體、美、勞等各方面表現的各種文件材料進行收集、整理、歸（建）檔和保管，以及學生檔案的利用、轉遞等管理工作。

第三條 學生檔案工作是學院檔案工作的重要組成部分學生檔案管理必須實行集中統(tǒng)一管理的原則，確保學生檔案的完整、準確、系統(tǒng)、安全。

第四條 學生檔案工作必須堅持以馬克思列寧主義、毛澤東思想、鄧小平理論、“三個代表”重要思想、科學發(fā)展觀、習近平新時代中國特色社會主義思想為指導，堅持科學管理、改革創(chuàng)新，服務廣大青年學生，服務新時代中國特色社會主義偉大事業(yè)。

第二章 檔案管理機構與職責

第五條 學院加強對學生檔案工作的領導，分管檔案工作的院領導要將學生檔案管理工作納入重要議事日程，定期研究、檢查學生檔案工作，為學生檔案管理創(chuàng)造良好的工作環(huán)境和條件。

第六條 學生檔案種類多，流動性強，利用率高，工作量大。為加強管理，學院應根據學生數量成立學生檔案管理機構，配備專職人員負責學生檔案管理工作。

第七條 學院新生檔案，由招生就業(yè)部門統(tǒng)一接收、匯總、整理后按專業(yè)登記造冊（一式兩份）移交學生檔案管理部門。

第八條 學生檔案管理部門工作職責 ：

（一）接收、鑒別和整理學生檔案材料；

（二）辦理學生檔案的查閱、借閱；

（三）辦理學生檔案的轉遞，為有關部門提供學生情況；

（四）做好學生檔案的安全、保密、保管工作；

（五）制定和完善學生檔案管理規(guī)章制度，做好學生檔案分析統(tǒng)計工作；

（六）辦理其它有關學生檔案事項。

第九條 學院學生檔案管理人員應遵紀守法，愛崗敬業(yè)，忠于職守，具備檔案業(yè)務知識和相應的科學文化知識以及現代化管理技能。

第三章 檔案歸檔范圍及內容

第十條 為適應國家人事工作需要，在校期間學生檔案應及時收集、整理，不斷充實完善。畢業(yè)時學生檔案一般應包含以下材料：

（一）入學材料：招收入學的本（專）科學生檔案材料，一般應包括高中學籍卡、高中畢業(yè)生登記表、高考體檢表、高考報名登記表、高考志愿表、新生入學登記表、入團（入黨）申請書及志愿書等材料。

（二）學習材料：各學習階段主修、選修、輔修的各科類課程學習成績登記表等材料。

（三）學籍材料：各學習階段結業(yè)、肄業(yè)、退學、休學、轉學、保留入學資格、復學等變更材料。

（四）鑒定材料：各學習階段學年鑒定表、軍訓鑒定表、品行鑒定等材料。

（五）實習材料：各學習階段實習鑒定表、實習報告等材料。

（六）畢業(yè)材料：高校畢業(yè)生（畢業(yè)研究生）登記表、畢業(yè)生（畢業(yè)研究生）就業(yè)通知書等材料。

（七）學位材料：各學習階段學位申請、授予等材料。

（八）獎勵材料：各學習階段獲得的各級表彰獎勵材料，包括各類獎學金登記表及其他榮譽表彰證明材料。

（九）處分材料：在校期間違反校紀校規(guī)、觸犯國家法律等形成的各類處分材料。

（十）組織材料：入黨（入團）申請書、志愿書、自傳、入黨積極分子考察表、政審材料、思想匯報、預備黨員轉正申請書、黨團組織形成的其他有關材料；參加民主黨派的申請書、登記表等材料。

（十一）體檢材料：入學體檢表、學年體檢表、畢業(yè)生（畢業(yè)研究生）體檢表等材料。

（十二）出國（出境）材料：因公（私）出國（出境）審查表、備案表，在國（境）外學習、進修情況或鑒定等材料。

（十三）應征入伍等其他具有保存價值、應予歸檔的學生個人材料。

第四章 檔案收集與管理

第十一條 學生檔案管理部門要重視學生檔案的日常收集、積累工作，要將實際反映學生德、智、體、美、勞方面材料及時收集歸檔。

第十二條 學生檔案管理人員要將收集的材料認真鑒別，屬于歸檔的材料必須做到真實、完整、齊全、文字清楚，并經組織審查蓋章后方能歸檔。

第十三條 不屬于規(guī)定歸檔的材料，經過鑒別，可視情況分別處理，凡不應歸檔的退還形成材料的單位處理。

第十四條 凡收集的歸檔材料，要按歸檔內容分類整理。檔案入庫前，要更換統(tǒng)一和規(guī)范的學生檔案袋。

第十五條 學生檔案材料，不能用圓珠筆、鉛筆或紅色及純藍色墨水和復寫紙書寫。

第十六條 學生檔案信息記載要準確、規(guī)范。要求在填寫學生登記表、畢業(yè)證、學位證、畢業(yè)生報到證等各種涉及到學生個人信息的材料時，姓名與身份證號應真實、一致；各種表格上反映聲像特征的照片要求是近照；反映父母、親屬政治面貌、工作單位、住址、郵編、電話等情況的文字材料要真實清楚。

第十七條 因病休學學生的檔案應當作非在校學生檔案妥善保存，復學后，應及時將其檔案按所在班級重新歸入在校生檔案。

第十八條 留級的學生檔案，每學年在接到教務處通知后,立即將其檔案轉到所留班級并登入班級名冊，將原來所在班級的名字注銷并說明原因。

第十九條 退學的學生檔案，按其有關規(guī)定將其檔案轉給有關的人事部門保管。

第二十條 學生在受刑事處分期間，其檔案由學校學生檔案管理部門保管，刑滿釋放或重新就業(yè)的，檔案即按有關規(guī)定轉入其所在單位或居住地的人事部門保管。

第二十一條 學生出國不歸、失蹤、逃亡，其檔案仍由學校檔案館保管。

第五章 檔案保管與保護

第二十二條 根據安全保密和便于查找的原則，要對學生檔案進行嚴密、科學地保管。

（一）學生檔案要有專門的庫房，要用鐵皮檔案柜存放，要有防火、防潮、防高溫、防盜、防光、防鼠等設施，上述安全設施應定期檢查。

（二）要保持庫房的清潔和庫房內適宜的溫度、濕度。

（三）保管學生檔案應建立登記和統(tǒng)計制度，每年核對一次，發(fā)現問題及時解決。

第二十三條 學生檔案管理部門要不斷研究和改進學生檔案的管理方法和保護技術，逐步實現科學化、標準化和現代化管理。

第六章 檔案利用

第二十四條 因工作需要查閱和借閱學生檔案，必須遵守下列規(guī)定：

（一）凡到檔案管理部門查閱學生檔案者，須持有關部門開具的介紹信，檔案管理部門要根據規(guī)定和需要提供利用服務。

（二）學生檔案一般不外借，必須外借時，須說明正當理由，并經學校檔案管理部門主要領導簽字批準后方可出館。

（三）查閱、借用學生檔案必須遵守保密制度和閱檔規(guī)定。嚴禁拆卸、涂改、圈劃、折疊、批注、抽取、撤換檔案材料,若出現此類問題按有關規(guī)定處理。

（四）學院檔案管理部門要為畢業(yè)生就業(yè)提供方便，畢業(yè)生就業(yè)部門需要查閱畢業(yè)生檔案的，經學生畢業(yè)就業(yè)管理部門負責人簽字批準后可以查閱。

第七章 檔案轉遞

第二十五條 學生畢業(yè)后，學院檔案管理部門應及時將畢業(yè)生檔案寄送至畢業(yè)生就業(yè)報到證上的就業(yè)單位或生源地公共人才服務機構。

第二十六條 專科畢業(yè)生考取外校專升本，學院應及時通知檔案室將檔案轉至錄取院校。

第二十七條 嚴格執(zhí)行學生檔案轉遞制度，避免產生“無頭檔案”，轉遞學生檔案時應遵守下列規(guī)定：

（一）學生檔案應通過機要轉遞，不得由學生本人自帶。

（二）轉出的檔案必須完整、齊全，不得扣留材料或分批轉出。

（三）轉出的學生檔案必須按“檔案轉遞三聯單”的項目詳細填寫，嚴密包封。

第八章 考核、獎勵與處罰

第二十八條 學院學生檔案管理部門應建立檢查、考核和評估制度，明確崗位職責。對表現突出的部門和人員以及重要的科研成果、管理成果給予表彰獎勵。

第二十九條 有下列行為之一的，學院應對直接負責的主管人員和其他直接責任人員依規(guī)給予處分；構成犯罪的，由司法機關依法追究刑事責任。

（一）玩忽職守，造成檔案損壞、丟失或者擅自銷毀檔案的；

（二）違反保密規(guī)定，擅自提供、抄錄、公布檔案的；

（三）涂改、偽造檔案的；

（四）擅自出賣、贈送、交換檔案的；

（五）不按規(guī)定歸檔，拒絕歸檔或者將檔案據為己有的；

（六）其他違反檔案法律法規(guī)的行為。

第九章 附則

第三十條 本辦法適用于梅河口康美職業(yè)技術學院全日制在校學生檔案管理，成人、自考、網絡等學歷教育的學生檔案管理可參照本辦法執(zhí)行。

第三十一條 本辦法由梅河口康美職業(yè)技術學院負責解釋。

第三十二條 本辦法自發(fā)布之日起試行。